Mając na względzie treść Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO), które obowiązuje od 25 maja 2018 r. oraz przywiązując ogromną wagę do prawidłowości i transparentności przetwarzania i ochrony przez Dinx Group Sp. z o.o. danych osobowych, prosimy zapoznać się z poniższymi informacjami.

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

DINX GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi przy ul. Senatorskiej 6, 93-192.

Cel i podstawa prawna przetwarzanych danych:

Celem przetwarzania danych jest zawarcie i wykonanie umowy, której Państwo są stroną. Przetwarzamy Państwa dane albowiem jest to niezbędne do wykonania zawartej między nami umowy, w tym do następujących celów:

  • obsługi składanych przez Państwa zamówień i rozpatrywania reklamacji,
  • obsługi zapytań, które Państwo do nas kierują.

Podstawą do przetwarzania danych w powyższym jest art. 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej zwane jako RODO), czyli konieczność wykonania umowy.

Państwa dane przetwarzamy również w celu:

* informowania o własnych produktach lub usługach, zmianach w zakresie i sposobie ich świadczenia (w tym przypadku podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes),

* dochodzenia swoich praw i ochrony przed roszczeniami (podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes),

* prowadzenia rozliczeń z klientami (podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, czyli wywiązywanie się z przepisów prawa),

* realizacji obowiązków związanych z porządkiem publicznym (podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, czyli wywiązywanie się z przepisów prawa).

W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, zgoda ta będzie podstawą przetwarzania danych (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), a treść tej zgody każdorazowo będzie określać cel przetwarzania danych. Zgodę na przetwarzanie danych osobowych można wycofać w dowolnym momencie.

Kto jest odbiorcą Państwa danych – PROCESOREM:

Jeżeli będzie to konieczne, będziemy przekazywać Państwa dane osobowe w celu wykonywania naszych usług. Będziemy przekazywać dane dwóm grupom:

  • osobom upoważnionym przez nas, naszym pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki,
  • podmiotom przetwarzającym, którym zlecimy wykonanie określonych usług, np. firmom zajmującym się obsługą naszych systemów teleinformatycznych lub udostępniających nam narzędzia teleinformatyczne, firmom pocztowym oraz kurierskim, operatorom płatności, firmom świadczącym na naszą rzecz usługi doradcze oraz rozliczeniowe.

W przypadku potrzeby przekazania Państwa danych do procesora odbędzie się to na podstawie umowy powierzenia danych, która uniemożliwia inne przetwarzanie danych niż robi to Administrator.

Zapewniamy, że Państwa dane nie będą sprzedawane lub w inny sposób przekazywane innym podmiotom do celów komercyjnych, chyba że osoba, której dane dotyczą udzieli na to zgody. Państwa dane nie będą także przekazywane do państwa trzeciego.

Jak długo przetwarzamy dane osobowe:

Państwa dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w okresie obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu w okresie dochodzenia roszczeń (zgodnie z Kodeksem Cywilnym ogólny termin przedawnienia roszczeń to 10 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe i związane z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata). Dane dotyczące rozliczeń zgodnie z przepisami skarbowymi będziemy przechowywać nawet przez 6 lat od zakończenia świadczenia usług. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych, osiągnięcie celu przetwarzania danych osobowych nie jest procesem, który można zakończyć w konkretnym terminie, dane są przetwarzane do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia zastrzeżenia przez osobę, której dane dotyczą.

Jakie przysługują Państwu prawa:

Mają Państwo prawo do:

  1. dostępu do swoich danych,
  2. sprzeciwu wobec ich przetwarzania,
  3. sprostowania (poprawiania) swoich danych,
  4. usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
  5. wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania,
  6. przenoszenia danych
  7. wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania dane osobowych jest zgoda, osoba, która jej udzieliła ma prawo wycofania zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wykorzystania przez firmę danych osobowych dla celów marketingu produktów i usług firmy, istnieje możliwość wycofania zgody na jeden wybrany lub każdy z kanałów komunikacji (e-mail, telefon) – podany poniżej kontakt w sprawach przetwarzania danych osobowych.

W sprawach informacji, żądań i roszczeń dotyczących Twoich danych osobowych prosimy o kontakt z: rodo@dinxgroup.pl, nr tel. 723 989 006

Jakie Dane i w jaki sposób przetwarzamy:

Dane, które przetwarzamy, służą do realizacji naszych usług i współpracy z kontrahentami w zwyczajowo przyjętej formule oraz realizacji wymogów nałożonych na Administratora innymi przepisami. Zakres przetwarzania danych osobowych może obejmo­wać: imię, nazwisko, adres, NIP/PESEL, telefon kontaktowy, adres e-mail, dane umożliwiające wystawienie dokumentu faktury VAT na zakupione towaru lub usługi, towarów do niej. W większości przypadków są to dane służbowe, związane z wykonywaną pracą.

Czy przekazujemy Twoje dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?

Nie przekazujemy Państwa Danych Osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Co oznacza praktycznie?

Twoje dane znajdą się na serwerze pocztowym naszej firmy oraz programie pocztowym zainstalowanym na komputerach osób, z którymi współpracujesz. Te osoby będą miały również Twój nr telefonu w swoim smartfonie. Twoje dane znajdą się w systemie do zarządzania projektami, zabezpieczonej bazie danych kontrahentów. Posłużą nam do komunikacji związanej z realizacją naszych usług. Jeśli sytuacja będzie tego wymagała umieścimy je w systemie księgowym lub treści umowy, zlecenia lub faktury, których wersje elektroniczne i papierowe przechowujemy zabezpieczone zgodnie z naszymi procedurami.

Staramy się minimalizować przetwarzanie danych prywatnych tylko do sytuacji, kiedy jest to wymagane w związku z realizacją naszej współpracy.  W przypadku zawarcia umowy przez kontra­henta (przedsiębiorcę lub konsumenta) podanie danych jest dobrowolne, ale ich niepodanie może uniemożli­wić zawarcie lub realizację umowy oraz dokonywanie rozliczeń podatkowych itp. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są na zasadzie dobrowolności.

Jak zagwarantujemy bezpieczeństwo Twoich danych?:

Wprowadziliśmy wewnętrzną procedurę bezpieczeństwa obejmującą blokowanie dostępu do Twoich danych osobom, dla których dostęp do nich nie jest NIEZBĘDNY w celu realizacji naszej współpracy. Blokowanie to obejmuje m.in. spersonalizowane hasła dostępu do komputerów i poczty elektronicznej, ograniczonego dostępu do pomieszczeń, gdzie przechowywane są dane w formie analogowej, procedur dostępu do dokumentów, odpowiednich szkoleń i oświadczeń pracowników. W obszarze kierowania danych do procesorów wybieramy tylko podmioty posiadające jasne polityki bezpieczeństwa i na podstawie szczegółowych umów.